I. ĐẶT VẤN ĐỀ: VÌ SAO KIỂM TRA CHUYÊN NGÀNH LÀ "MẮT XÍCH" DỄ GÂY ÁCH TẮC NHẤT?

Trong quy trình làm thủ tục Hải quan đối với hàng hóa Xuất Nhập Khẩu (XNK), Kiểm tra chuyên ngành (KTCN) luôn là một trong những công đoạn tốn nhiều thời gian và chi phí nhất nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Kiểm tra chuyên ngành là việc cơ quan quản lý nhà nước (các Bộ, Ngành) tiến hành lấy mẫu, kiểm tra, đánh giá hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc xác định đối tượng kiểm tra hoặc chậm trễ trong khâu nộp hồ sơ, lô hàng của bạn có thể bị tồn đọng tại cảng từ 5 – 14 ngày, kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh nặng nề:

• Chi phí lưu container / lưu bãi (Demurrage & Detention - DEM/DET) tại cảng.

• Chi phí cắm điện đối với hàng container lạnh (Reefer).

• Rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng, trễ tiến độ giao hàng cho đối tác hoặc chậm tiến độ sản xuất.

II. PHÂN LOẠI CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA CHUYÊN NGÀNH THEO BỘ/NGÀNH QUẢN LÝ

Tùy thuộc vào mã HS Code và đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu sẽ chịu sự quản lý của các Bộ/Ngành khác nhau:

III. QUY TRÌNH 5 BƯỚC THỰC HIỆN KIỂM TRA CHUYÊN NGÀNH CHUẨN THÔNG QUAN

Để chủ động trong quy trình clearance, doanh nghiệp XNK cần tuân thủ lộ trình 5 bước chuẩn hóa sau:

     Bước 1: Tra cứu mã HS Code và Xác định chính sách mặt hàng (Pre-check)

• Kiểm tra mã HS Code trên Biểu thuế XNK hiện hành.

• Đối chiếu với các Danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành do các Bộ ban hành (các Thông tư, Quyết định cập nhật mới nhất).

• Xác định rõ: Hàng hóa cần kiểm tra trước thông quan hay sau thông quan?

     Bước 2: Đăng ký hồ sơ kiểm tra trên Hệ thống Một cửa Quốc gia (VNSW)

• Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn).

• Tạo tài khoản doanh nghiệp, khai báo bộ hồ sơ điện tử bao gồm: Tờ khai hải quan (bản nháp/chính thức), Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Analysis (CoA), Certificate of Origin (C/O), Catalog sản phẩm...

• Nhận mã số tiếp nhận hồ sơ từ cơ quan kiểm tra chuyên ngành.

     Bước 3: Mở Tờ khai Hải quan & Đăng ký lấy mẫu kiểm định

• Đưa mã tiếp nhận KTCN vào chỉ tiêu thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS khi truyền tờ khai hải quan.

• Làm việc với Chi cục Hải quan cửa khẩu để làm thủ tục đăng ký lấy mẫu (tại cảng/ICD) hoặc đưa hàng về kho bảo quản.

     Bước 4: Thực hiện lấy mẫu và thử nghiệm chất lượng

• Đại diện doanh nghiệp/Forwarder phối hợp cùng chuyên viên của Trung tâm kiểm định (như QUATEST, Vinacontrol, Vietcert...) xuống trực tiếp bãi/kho để rút mẫu thử nghiệm.

• Thời gian ra kết quả thông thường từ 2 – 7 ngày làm việc tùy thuộc vào phương pháp thử nghiệm.

     Bước 5: Nhận Chứng thư kết quả & Thông quan chính thức

• Sau khi có Chứng thư Hợp quy / Giấy chứng nhận kiểm dịch / Kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, kết quả sẽ được đồng bộ lên hệ thống VNSW.

• Hải quan tiến hành duyệt thông quan chính thức cho lô hàng trên hệ thống.

IV. TOP 4 LỖI SAI PHỔ BIẾN KHẾN DOANH NGHIỆP BỊ NỘP PHẠT VÀ TỒN ĐỘNG HÀNG

     1. Xác định sai mã HS Code dẫn đến thiếu Giấy phép:

• Hậu quả: Hàng về tới cảng mới phát hiện thuộc diện phải KTCN hoặc xin cấp phép. Doanh nghiệp phải nộp phạt vi phạm hành chính và chờ đợi từ 2-3 tuần để hoàn thiện hồ sơ.

     2. Không đồng nhất thông tin trên bộ chứng từ:

• Tên hàng, model, quy cách đóng gói trên Invoice/Packing List lệch so với Chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc Giấy công bố chất lượng.

     3. Không làm thủ tục gia hạn hoặc đưa hàng về kho đúng quy định:

• Doanh nghiệp tự ý xé niêm phong hoặc đưa hàng hóa vào lưu thông khi chưa có kết quả KTCN đạt yêu cầu, dẫn đến mức phạt rất nặng từ cơ quan quản lý và bị đưa vào danh sách rủi ro (luồng Đỏ).

     4. Bỏ qua quy định về Nhãn hàng hóa (Labeling):

• Hàng nhập khẩu thiếu nhãn gốc (Original Label) hoặc thông tin trên nhãn phụ không đúng quy định theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP.

V. GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ VÀ THỜI GIAN DÀNH CHO DOANH NGHIỆP XNK

Để không bị thụ động trước các thủ tục hành chính phức tạp, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên áp dụng các chiến lược sau:

• Tận dụng chính sách "Đưa hàng về kho bảo quản":
  Nếu kho của doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện niêm phong bảo quản hàng hóa, hãy nộp Văn bản đề nghị đưa hàng về kho bảo quản (Mẫu 09/BQHH/GSQL) cho Hải quan. Việc này giúp cắt giảm 100% chi phí lưu container/lưu bãi tại cảng trong thời gian chờ kết quả kiểm tra.

• Thực hiện khai báo & Đăng ký KTCN sơ bộ (Pre-clearance):
  Ngay khi nhận được bộ chứng từ bản soft-copy từ nhà cung cấp nước ngoài (khi tàu chưa cập cảng), hãy tiến hành rà soát hồ sơ và đăng ký sơ bộ trên Cổng một cửa quốc gia.

• Ủy quyền cho đơn vị Logistics/Forwarding chuyên nghiệp:
  Đồng hành cùng đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán tư vấn mã HS chuẩn xác, đại diện làm việc với các trung tâm kiểm định và xử lý phát sinh tại cảng nhanh chóng.