Trong cấu trúc tổng chi phí chuỗi cung ứng (Total Supply Chain Cost), bên cạnh giá cước chặng chính (Ocean Freight), các khoản phụ phí tại cảng (Local Charges) cùng các chi phí phát sinh trong khâu thông quan Hải quan thường là biến số lớn nhất làm trượt ngân sách của doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu (XNK). Đối với cả hai hình thức hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), việc thấu hiểu bản chất dòng tiền và các điểm gãy quy trình là chìa khóa giúp tối ưu hóa chi phí vận tải.

1. Bản Chất Kỹ Thuật Của Các Khoản Local Charges Tùy Theo Hình Thức FCL & LCL

Local Charges là các khoản phí thu tại cảng xuất (POL) và cảng nhập (POD), do Hãng tàu (Ocean Carrier) hoặc Đơn vị gom hàng lẻ (Consolidator/Forwarder) ấn định nhằm bù đắp chi phí vận hành, bốc xếp và hạ tầng bãi container.

Phụ phí chuyên sâu áp dụng cho hàng nguyên Container (FCL)

• THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ tại cầu cảng. Đây là khoản chi phí trả cho cảng để cẩu container từ bãi (CY) lên tàu hoặc ngược lại. Mức phí này chịu tác động bởi biểu giá của từng cảng biển (như Cát Lái, Cái Mép, Hải Phòng) và định mức thu của từng hãng tàu.
• D/O (Delivery Order Fee): Phí lệnh giao hàng. Khoản phí chứng từ này do hãng tàu hoặc đại lý phát hành để xác nhận quyền nhận hàng hợp pháp của Consignee.
• CIC (Container Imbalance Charge) / EBS (Emergency Bunker Surcharge): Phụ phí mất cân bằng vỏ container và phụ phí nhiên liệu khẩn cấp. Khái niệm này xuất hiện do sự lệch pha xuất nhập khẩu giữa các tuyến hàng hải (ví dụ: lượng container rỗng tồn đọng tại Châu Âu/Mỹ lớn hơn Châu Á), bắt buộc hãng tàu phải thu thêm để bù đắp chi phí điều vỏ rỗng.
• Seal Fee & Manifest Fee: Phí kẹp chì niêm phong bảo vệ hàng hóa và phí khai báo thông tin hàng hóa điện tử lên hệ thống Hải quan đầu đến (như AMS đi Mỹ, AFR đi Nhật, ENS đi Châu Âu).

Phụ phí chuyên sâu áp dụng cho hàng lẻ (LCL)

• CFS Fee (Container Freight Station Fee): Chi phí quản lý, bốc dỡ hàng hóa tại kho gom hàng lẻ. Đối với hàng LCL, chi phí này thay thế cho THC của FCL và bao gồm công đoạn dỡ hàng từ container nguyên xuống bãi kho CFS và ngược lại.
• Thầu phụ CFS & Phí chứng từ gom hàng (House Bill Fee): Khác với FCL làm việc trực tiếp trên Master Bill (MBL), hàng LCL chịu thêm các khoản phí phát hành House Bill (HBL) và chi phí phân loại, kiểm đếm tại kho CFS.

2. Các Điểm Nghẽn Rủi Ro Phát Sinh Chi Phí Trong Quy Trình Thông Quan Hải Quan

Sự cố thủ tục Hải quan không chỉ làm chậm tiến độ giao hàng mà còn kéo theo chuỗi chi phí phát sinh cực kỳ tốn kém:

• Lỗi phân loại mã HS Code & Bị ấn định lại thuế: Khai báo sai mã HS Code hoặc sử dụng mã không nhất quán giữa các lô hàng dẫn đến việc bị Hải quan yêu cầu giải trình, kiểm tra chi tiết hồ sơ hoặc tham vấn giá (Customs Valuation). Quá trình này kéo dài sẽ phát sinh chi phí DEM/DET (lưu container tại bãi/lưu vỏ) đối với FCL, hoặc chi phí lưu kho CFS theo ngày đối với LCL.
• Chậm trễ chứng thư Kiểm tra chuyên ngành: Các mặt hàng thuộc diện quản lý rủi ro (máy móc thiết bị đã qua sử dụng, hàng hóa cần kiểm dịch, kiểm tra chất lượng) nếu không chuẩn bị trước chứng thư hợp quy sẽ bị Hải quan giữ luồng. Sự chậm trễ này làm nguy cơ rớt tàu (Rolled Cargo) tăng cao, khiến doanh nghiệp vừa gánh chi phí lưu bãi vừa chịu phạt hợp đồng thương mại.
• Lỗi sai lệch dữ liệuManifest: Thông tin trên Bill of Lading khác biệt so với Tờ khai Hải quan (chênh lệch trọng lượng, sai tên hàng, sai mã ISO container) làm hệ thống Hải quan điện tử không thể nhả seal tự động, buộc phải xử lý thủ công tốn nhiều thời gian và chi phí.

3. Chiến Lược Tối Ưu Chi Phí Logistics & Hải Quan

Để kiểm soát triệt để dòng tiền logistics, doanh nghiệp cần triển khai các bước quản trị kĩ thuật sau:

Bảng so sánh điểm hòa vốn chi phí giữa LCL và FCL

Doanh nghiệp cần thiết lập điểm gãy chi phí (Break-even point) để quyết định thời điểm chuyển đổi hình thức vận chuyển.

Khi sản lượng hàng lẻ đạt mức 13 - 15 CBM, tổng chi phí CFS + phụ phí hàng lẻ cộng dồn thường tiệm cận hoặc cao hơn chi phí trọn gói của 1 container 20FT. Nâng hạng lên FCL lúc này giúp doanh nghiệp niêm phong an toàn, chủ động thời gian và hạ thấp chi phí biên trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Giải pháp kỹ thuật trong quản trị chứng từ

• Thiết lập Quy trình Rà soát Chứng từ (Document Pre-Audit): Kiểm tra chéo Commercial Invoice, Packing List, C/O và B/L trước khi truyền tờ khai chính thức lên hệ thống ECUS/VNACCS.
• Yêu cầu Báo giá All-in & Kiểm soát phụ phí: Đàm phán làm rõ với bên vận tải tất cả các dòng phí Local Charges tại cảng đi và cảng đến ngay từ giai đoạn lấy báo giá, tuyệt đối không chấp nhận các phụ phí không tên phát sinh ngoài thỏa thuận.
• Lựa chọn Đơn vị Logistics Tích hợp: Chọn các đối tác có năng lực xử lý trọn gói từ Cước quốc tế, Thủ tục Hải quan đến Vận tải nội địa (Trucking) như Ship Link Vietnam để có sự đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu điểm đứt gãy thông tin giữa các khâu.